La gestione della polivalenza in produzione

Cos’è la polivalenza nel lavoro?

La polivalenza è la capacità di una persona di svolgere efficacemente compiti diversi, anche appartenenti ad ambiti o ruoli differenti, grazie a un insieme ampio e flessibile di competenze. 

Perché è importante oggi e in prospettiva

La polivalenza permette di adattarsi rapidamente ai cambiamenti operativi, coprire assenze o picchi di lavoro, favorire la collaborazione trasversale e valorizzare meglio le risorse interne. In futuro, con tutta probabilità, sarà sempre più complicato far fronte a mercati instabili, automazione crescente e trasformazioni continue nei modelli di lavoro.  La polivalenza è dunque una leva chiave. 

Le principali sfide per raggiungere e gestire un livello adeguato di polivalenza

Ci sono molte sfide collegate al tema della polivalenza:

• Una definizione dei ruoli meno rigida e più dinamica
• La creazione di sistemi di valutazione e sviluppo basati su skill più che su mansioni
• Formazione continua e su misura
• Una cultura aziendale aperta al cambiamento e alla contaminazione tra funzioni
• Degli strumenti che ci consentano la definizione e la gestione su misura della polivalenza nella nostra organizzazione

Il case study

Illustriamo un caso aziendale nel settore automotive che, partendo dalla definizione dei ruoli e delle competenze ad essi collegati, ci ha chiesto di sviluppare un tool su misura per il calcolo e la gestione della polivalenza.

La struttura del progetto

Il progetto ha visto 3 fasi per un periodo di tempo di 5 mesi circa ed ha coinvolto i manager delle Operations e i corrispettivi HR Business Partner:

• Framework redesign
• Sviluppo del tool
• Aggiornamento mappatura competenze e validazione del tool

Framework design

Nella prima fase del progetto abbiamo co-costruito una cornice di lavoro (framework):

• Abbiamo definito e armonizzato i ruoli dell’area Operations tra i diversi reparti;
• Abbiamo individuato le competenze e le qualifiche/certificazioni necessarie per ciascun ruolo e assegnato un livello richiesto per ciascuna competenza;
• Abbiamo assegnato un peso %le a ciascuna di queste competenze. Le competenze con peso maggiore al peso medio sono state definite «caratterizzanti».
• Volendo dare una definizione più operativa della polivalenza all’interno del nostro progetto, abbiamo usato i seguenti concetti: a) è polivalente chi ricopre completamente un ruolo organizzativo e possiede almeno un certo numero di competenze relative ad un altro ruolo; b) la polivalenza può assumere una forma più avanzata quando  una persona possiede le competenze relative a più di un ruolo.
• Suddiviso le competenze in aree tematiche come: competenze di processo, software, linguistiche e altre ancora.
• Abbiamo scelto tra varie opzioni il meccanismo di calcolo della copertura %le di ciascun ruolo prendendo in considerazione: le competenze necessarie e il livello richiesto per ciascuna di esse, valorizzando maggiormente le competenza “caratterizzanti”. Il concetto di “copertura di ruolo” corrisponde a quanto una persona è in grado di esercitare il ruolo che gli è stato assegnato in termini di competenze.

È importante osservare che si è stabilito di mappare non solo le competenze necessarie per il ruolo attuale, ma tutte le competenze possedute dalle persone: questo consente di conoscere e mettere a disposizione dell’organizzazione anche altre competenze, facenti parte del portfolio dei propri collaboratori. 

Al termine della prima fase abbiamo presentato e validato i risultati con la Direzione. Sono state identificati c.a. 30 ruoli e c.a. 120 competenze di vario tipo (sono state escluse le soft skills perché già mappate e gestite attraverso altri processi e strumenti presenti in azienda). 

Sviluppo del tool

La fase di sviluppo ha portato alla costruzione di un tool in grado di leggere l’anagrafica aziendale (150 persone), stabilire per ciascuna persona in perimetro il ruolo e, di conseguenza, le competenze necessarie. Si è poi sviluppato un modulo di calcolo (copertura del ruolo e livello di polivalenza) e un modulo di reportistica.

Ecco alcune delle caratteristiche dello strumento:

• I dati e i report sono separati: questo consente di svolgere in modo più agevole sia la manutenzione dei dati e la creazione di nuovi report
• I dati sono partizionati in diverse tabelle con dati omogenei: in questo modo è più semplice e intuitivo verificarli e/o aggiornali.
• I dati sono formattati in modo da consentire l’uso degli strumenti di Excel: le tabelle che contengono i dati ed in particolare quella che associa persone e competenze sono configurate per l’analisi attraverso tabelle pivot e/o Power Pivot.

Aggiornamento mappatura competenze e validazione del tool

A questo punto i manager dell’area interessata hanno valutato le proprie persone in termini di competenze e mappato i valori attraverso un’apposita interfaccia dello strumento.

Così facendo, si è andato a costituire il database completo per tutte le persone dei reparti interessati attraverso cui, ad esempio:

• calcolare la copertura del ruolo attuale
• calcolare la copertura di più ruoli e quindi assegnare un livello di polivalenza.

Il modulo di reportistica consente infatti di:

• creare il report per una specifica persona con dati, tabelle e grafici esplicativi;
• creare il report per uno specifico ruolo riportando l’ elenco ordinato di persone per livello decrescente di copertura del ruolo 
• creare il report per la polivalenza
• creare il report per una specifica competenza, visualizzando il livello raggiunto da ciascuna persona in relazione a quella competenza 
• fornire informazioni statistiche per l’inquadramento generale della popolazione, come ad esempio: numero di persone in anagrafica; reparto con il maggior /minor numero di ruoli coperti completamente; media / min /max numero competenze/persona; persone con almeno 1 qualifica; ecc.

In questa fase si è anche deciso di includere una tabella di relazione tra competenze e corsi di formazione disponibili per indirizzare i percorsi di miglioramento seguendo le indicazioni dei responsabili.

Il progetto si è concluso con un workshop finale e la validazione della mappatura effettuata ed utilizzata oggi operativamente dall’azienda cliente all’interno del processo di valutazione delle competenze e dell’assegnazione del livello di polivalenza.