Come si è visto nell’ambito di un case study che abbiamo descritto recentemente, l’HR Operational Excellence nell’ambito delle risorse umane è un approccio strategico che punta a migliorare i processi HR e garantire che funzionino nel modo più efficiente ed efficace possibile.
Questo può comportare l’adozione della tecnologia, la semplificazione delle attività HR o l’implementazione di best practices per migliorare le prestazioni del dipartimento nel suo complesso.
Oltre a garantire il corretto funzionamento dei processi, l’obiettivo di tale approccio è quello di assicurarsi che anche i clienti interni possano godere di un’esperienza positiva nei diversi touchpoint con la funzione.
Pur non essendo un argomento ampiamente trattato nella letteratura organizzativa, esistono diverse best practices che assicurano l’efficacia di un processo volto a ottenere l’eccellenza operativa in HR, e che è opportuno citare in questa sede.
Tali pratiche si ritrovano negli step che abbiamo seguito nell’ambito dell’esperienza di progetto collegata a questo tema, e rappresentano un solido punto di partenza per le aziende che puntano a raggiungere l’eccellenza operativa dei propri processi HR.
Di seguito, approfondiamo le best practices maggiormente citate nella letteratura organizzativa.
Utilizzare i dati per migliorare i processi e prendere decisioni (data-driven HR)
Con i giusti strumenti di analytics, le organizzazioni possono raccogliere e analizzare i dati sulle prestazioni dei dipendenti, sull’engagement, i livelli di retention e molte altre dimensioni.
Ciò consente ai team HR non solo di muoversi più rapidamente, ma anche di identificare con maggiore precisione le inefficienze e le aree di miglioramento.
Ad esempio, i dati possono essere utilizzati per tracciare i tassi di turnover, identificare i modelli di assenteismo e monitorare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.
Grazie a queste informazioni, i responsabili HR possono prendere decisioni informate (in tempi rapidi) su dove allocare le risorse, su come migliorare le strategie di retention e su quali aree dell’organizzazione necessitano di ulteriore supporto.
Gli strumenti di analisi predittiva possono prevedere le esigenze future della forza lavoro, identificare le lacune di competenze e suggerire strategie per affrontare le potenziali sfide prima che si presentino.
Attraverso l’individuazione di KPIs di processo pertinenti, è possibile consolidare un approccio di miglioramento continuo.
Infatti, l’eccellenza operativa in HR richiede una cultura del miglioramento continuo. Un possibile accorgimento in questo senso prevede la nomina di continous improvement champions per contribuire ad identificare le aree da migliorare, implementare i cambiamenti e monitorare i risultati.
Incoraggiare i manager e i dipendenti a fornire feedback può allo steso modo fornire informazioni preziose per il miglioramento continuo. In tal senso, la voce dei dipendenti è fondamentale: lavorare a stretto contatto con questi ultimi consente di capire le loro esigenze e coinvolgerli nella pianificazione e nell’implementazione dei nuovi processi HR.
Centralizzare i database e la knowledge base HR
La centralizzazione dei sistemi HR è fondamentale per gestire i dati in modo efficiente.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una serie di strumenti e piattaforme scollegate tra loro per gestire i processi di Payroll, di Compensation, il Performance Management e i dati dei dipendenti. Questa frammentazione porta a inefficienze, incoerenze ed errori.
Implementando un sistema HR centralizzato, le organizzazioni creano un’unica fonte cui fare riferimento per tutti i dati relativi al cliente interno.
Questo riduce la necessità di inserire manualmente i dati in più sistemi, e garantisce una maggiore accuratezza dell’informazione.
I sistemi centralizzati facilitano inoltre la generazione di report e l’identificazione di eventuali tendenze organizzative in tempi più rapidi.
Con knowledge base si intende invece una risorsa informativa centralizzata che include politiche, procedure, best practices e risposte alle domande più frequenti.
Le risorse umane possono garantire che i dipendenti abbiano facile accesso alle informazioni critiche sviluppando e mantenendo una base di conoscenze aggiornata.
In questo modo si può incoraggiare il self-service e ridurre il tempo che il personale HR dedica a rispondere alle domande più comuni. Inoltre, questo approccio aiuta a diffondere procedure HR coerenti cui poter fare riferimento in tutta l’organizzazione.
Considerare i fattori abilitanti: il ruolo delle tecnologie
L’adozione diffusa delle nuove tecnologie favorisce l’eccellenza operativa delle risorse umane. Ciò include l’uso di applicazioni mobile, sistemi basati sul cloud per un facile accesso ai servizi HR e software per automatizzare le attività amministrative a basso valore aggiunto.
Per citare solamente un esempio, uno studio recente di Boston Consulting Group sull’AI generativa per l’HR mostra come l’utilizzo di questa tecnologia potrebbe migliorare significativamente l’efficienza operativa della funzione.
Ma quali sono i principali benefici collegati ad un processo di HR Operational Excellence?
Naturalmente, il miglioramento dei processi HR porta con sé diversi benefici, relativi sia al cliente interno che all’azienda, ed è osservabile su diverse dimensioni:
- Maggiore credibilità della funzione HR e più alti livelli di efficienza organizzativa
Processi HR efficaci possono migliorare la soddisfazione complessiva dei dipendenti, semplificando la comunicazione e rendendo i servizi HR più accessibili e reattivi. Un esempio in questo senso riguarda l’implementazione di un sistema di onboarding totalmente digitale, che consenta ai nuovi assunti di completare i documenti necessari, rivedere le politiche aziendali e accedere ai moduli di formazione online prima dell’inizio della propria attività.
- Migliore allineamento tra il processo decisionale HR e gli obiettivi aziendali
Quando si ottimizzano processi HR come la Talent Acquisition, il Performance Management e il Succession Planning, il dipartimento HR è in grado di prendere decisioni più informate sulla base di dati relativi alle prestazioni dei dipendenti, alle carenze di competenze o al turnover organizzativo.
Inoltre, il miglioramento dei processi HR può favorire una maggiore collaborazione tra il dipartimento HR e i leadership team, fornendo metriche chiare e attuabili sulle tendenze della forza lavoro o sulla produttività.
- Ottimizzazione dei costi e più alti livelli di compliance
Il miglioramento dei processi HR può ridurre al minimo gli errori e la mole di lavoro amministrativo, consentendo una maggiore ottimizzazione delle risorse impiegate. Ad esempio, l’automazione dei sistemi e dei processi HR per l’esecuzione di attività di routine permette di ridurre i tempi di risposta alle richieste dei dipendenti, consentendo al dipartimento HR di concentrarsi maggiormente sulle attività strategiche e sulle interazioni con il management e il cliente interno.
Sulla strada verso l’operational excellence possono frapporsi sfide e ostacoli rilevanti, quali ad esempio:
- Resistenza al cambiamento
La familiarità con i processi HR attuali può determinare una resistenza al cambiamento sia da parte dei dipendenti che dei leadership team. Coinvolgere entrambi nel processo di co-design e affrontare in modo proattivo le loro preoccupazioni può aiutare a mitigare questa resistenza.
- Integrazione tecnologica e sicurezza dei dati
L’integrazione di nuove tecnologie con gli attuali sistemi HR (o la sostituzione completa dei sistemi esistenti) può essere costosa, complessa e richiedere tempistiche prolungate per l’implementazione. Inoltre, i sistemi attualmente in uso potrebbero non essere compatibili con le integrazioni che si intendono apportare, con conseguenti problemi di migrazione dei dati e questioni legate alla sicurezza degli stessi all’interno del nuovo flusso di lavoro HR.
- Risorse limitate
L’introduzione di nuovi sistemi e processi richiede un investimento significativo in termini di tempo, risorse economiche e personale organizzativo. Per ovviare parzialmente a tali limitazioni, è possibile concentrarsi primariamente sulle aree o i processi ad alto impatto, prevedendo quick wins di breve termine, allo scopo di mantenere ingaggiati gli stakeholder coinvolti nel processo di cambiamento.
Conclusioni
Per raggiungere l’eccellenza operativa nell’ambito delle risorse umane è necessario adottare un approccio multiforme che consideri diversi aspetti, come l’adozione di un processo decisionale basato sul miglioramento continuo, la centralizzazione dei dati e la ricerca di un solido consenso organizzativo nel leadership team.
Questi e altri aspetti da tenere in considerazione per conseguire questo obiettivo organizzativo si ritrovano nel caso studio che ci ha visti coinvolti con una azienda del settore Fashion.
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