Abbiamo avuto l’occasione e il privilegio di affiancare una software house dedicata a un settore specifico, per aiutarla a definire in che modo evolvere le caratteristiche della propria piattaforma gestionale rispetto ai Moduli dedicati ai processi HR di Sviluppo Organizzativo (gestione della performance, formazione, mappatura e analisi delle competenze, pianificazione strategica della forza lavoro), adottando un approccio che mette al centro l’utente, la sua esperienza e le sue esigenze, a partire dalla fase iniziale di ascolto e definizione dei requisiti.
L’approccio user-centric mette al centro i bisogni dell’utente nella definizione dei requisiti per la Piattaforma HR. Essi sono poi da tradurre in requisiti funzionali, e successivamente tecnici, per indirizzare la roadmap di sviluppo.
Questo è stato l’elemento di innovazione progettuale per il nostro cliente software house, abituata fino a quel momento a proporre degli sviluppi pensati direttamente dagli sviluppatori ma talvolta lontani dalle esigenze dell’utente.
Le sfide del progetto
La prima sfida riguardava il mercato di riferimento della software house, composto da realtà pubbliche e private alla ricerca di soluzioni HR efficaci, dove la collaborazione e la competitività convivono, e che possono scegliere se:
- fruire dell’offerta della software house, in ottica “captive” e quindi con vantaggi economici, con soluzioni pensate in maniera specifica per le loro esigenze e avvalendosi del beneficio di practice sharing con le altre realtà,
- comprare soluzioni dal mercato, con una spesa più elevata, comprando soluzioni non specifiche, ma attingendo a prodotti avanzati e livelli di servizio / rilascio altamente competitivi.
La seconda sfida riguarda la capacità (o meglio la competenza) del team della software house di “ascoltare” i clienti e le loro richieste, in maniera aperta, senza anteporre i “vincoli” tecnologici e la fattibilità all’ascolto, e quindi distinguendo nettamente la fase di ascolto dalla fase di elaborazione e definizione dei requisiti in ottica di fattibilità, priorità, etc.
La terza sfida riguarda la competenza “verticale” del team della software house sui processi oggetto del progetto, ovvero i processi HR di Sviluppo Organizzativo (gestione della performance, formazione, mappatura e analisi delle competenze, pianificazione strategica della forza lavoro).
Il team è infatti composto da conoscitori della tecnologia, del settore di riferimento dei clienti ma non è specialista dei processi in scope.
L’impostazione metodologica del progetto
Il progetto si è definito attorno a due obiettivi chiave:
- un ascolto strutturato dei clienti per migliorare la Piattaforma HR in ottica di Sviluppo Organizzativo, declinandoli in requisiti funzionali che successivamente sono stati tradotti in termini di fattibilità e priorità e hanno generato una roadmap di rilasci comunicata e validata dai clienti stessi
- trasferimento al team delle competenze e modalità di ascolto, e delle competenze verticali sui processi in scope.
È stato quindi impostato un piano di lavoro che prevedeva:
- Workshop di indirizzo strategico con le figure apicali dei clienti, per indirizzare le priorità e le linee guida (durata: 2 ore / modalità: remota)
- Focus group con i referenti dei clienti, (profili più tecnici quali responsabili di processi e/o di funzioni) per raccogliere requisiti operativi (durata: 3,5 ore, modalità: remota, 7 focus group per il perimetro di progetto)
- Redazione di un documento complessivo di requisiti funzionali
- Finalizzazione e revisione della roadmap di sviluppo e rilasci con il team tecnico
- Workshop di validazione con le figure apicali dei clienti per condividere la roadmap
- Retrospettiva per consolidare l’apprendimento, alla luce di un intero progetto gestito a 4 mani fra il team di HRI e il team della software house.
I workshop e i focus group sono stati gestiti in modalità remota, per facilitare la partecipazione di clienti distribuiti su tutto il territorio nazionale.
La facilitazione dei focus group è stata arricchita dalla proposizione di spunti di “benchmark” delle soluzioni proposte anche dal mercato privato, per valutare di volta in volta quanto le stesse potessero essere applicate o meno alla specificità di contesto del settore in cui operano i clienti.
Altresì, la rappresentazione grafica dei processi in perimetro, e la mappa visiva delle interconnessioni fra i processi, ha aiutato la facilitazione, facendo emergere esigenze e “requisiti” che altrimenti sarebbero rimasti inespressi, connessi proprio alla possibilità di fruire di dati già a sistema (in tutto o in parte) perché connessi ad altri processi.
La piattaforma Miro ha consentito di elaborare e co-costruire le mappe di processo e facilitare le sessioni di confronto e ascolto.
I workshop e focus group sono stati facilitati da profili senior, esperti di dominio (ovvero conoscitori dei processi in perimetro, delle principali soluzioni sul mercato ma anche di metodologia di progettazione di soluzioni software) con competenze di facilitazione di gruppi (progettazione di sessioni di ascolto facilitato, gestione delle dinamiche dei gruppi, ascolto attivo e riformulazione, gestione del tempo delle sessioni, etc).
È stato sfidante il momento di hand over e trasferimento delle competenze, ma è felicemente coinciso con una riorganizzazione interna alla software house che ha differenziato i ruoli di Requirement manager, focalizzati sull’ascolto attivo dei clienti per la raccolta dei bisogni e definizione dei requisiti funzionali, dal ruolo di Sviluppo, comprendendo che – pur dovendo lavorare in stretta connessione – sono ruoli che richiedono soft skills, competenze tecniche e attitudini profondamente differenti.
Come è andata a finire?
Il progetto di Sviluppo Organizzativo e di evoluzione della Piattaforma HR è stato molto apprezzato in primis dai clienti della software house, che si sono sentiti ascoltati in maniera aperta ed efficace.
I team della software house stessa, inoltre, hanno raggiunto il risultato di progetto nei tempi definiti, ma soprattutto ampliato le proprie competenze per poter guidare in autonomia le sessioni di ascolto attivo dei clienti per i progetti futuri.
E la collaborazione continua, in un mondo come quello tecnologico ricco di nuove sfide … AI in primis.
Add a Comment